¿Cómo gestionar reuniones más efectivas?

Seguramente, alguna vez te viste envuelto en

una reunión innecesaria, sin propósito y que te robó bastante tiempo, provocando retrasos en tus tareas prioritarias. Esto suele ser una situación muy común en la vida laboral: varias reuniones a la semana, o ¡en un mismo día!, sin objetivos claros que justifiquen la convocatoria ni tampoco aportes significativos para alcanzar las metas empresariales.

Aprender a gestionar reuniones efectivas es fundamental para garantizar que cada encuentro sea verdaderamente beneficioso para la empresa y todos los participantes. Al implementar algunos consejos simples, es posible transformar las reuniones en momentos productivos para todo el equipo. Pero, antes de ir a los TIPS, veamos ¿qué es una gestión eficiente de reuniones?

Una reunión es mucho más que enviar invitaciones por google meet citando a tu equipo para ver cómo fue la semana. Para gestionar una reunión eficiente, se debe tener en cuenta aspectos que permitan aprovechar al máximo el tiempo. No solo durante la reunión, sino desde antes y después de la misma. El principio básico de una reunión efectiva es que todos los participantes comprendan por qué se están reuniendo y cuenten con toda la información necesaria para entrar en ella preparados. De esta manera, las reuniones podrán ser más participativas, ordenadas y productivas.

¿Entendido? ¡Ahora, sí! A las claves para gestionar reuniones efectivas:

Definir el propósito de la reunión

Como mencionamos hace un rato, el primer paso crucial para llevar a cabo reuniones efectivas es comprender claramente el propósito detrás de cada encuentro. Este propósito no solo define lo que se espera lograr durante la sesión, sino que también guía los temas que se discutirán y las decisiones que deben ser tomadas. Esta información mantendrá a todos los miembros atentos y expectantes al desarrollo de la reunión. Establecer estos puntos también ayuda a determinar si es imprescindible juntarse para abordar estos temas o si pueden resolverse por otros medios.

Convoca a los participantes que aportarán al propósito

Limitar la cantidad de participantes a aquellos cuyas contribuciones sean esenciales para alcanzar los objetivos de la reunión, puede hacerla mucho más eficiente. Los asistentes deben ser aquellos quienes puedan tomar decisiones, liderar los temas definidos y lograr los objetivos establecidos.

Prepara la agenda de la reunión

Es indispensable preparar y compartir la agenda de la reunión con anticipación. Esto permite a todos los participantes planificar y estar listos para lo que se pretende discutir. Incluso, sería mucho más organizado si también incluyes un cronograma con el tiempo estimado para cada etapa de la agenda, a fin de gestionar el tiempo con eficiencia y evitar extenderse demasiado en un tema.

Establece un rol para cada miembro de la reunión

Una vez tengas preparada la agenda y hayas identificado quiénes van a participar de la junta, asignar un rol a cada persona será de gran ayuda para que todos asuman una responsabilidad durante la reunión, asegurando que todos sepan qué se espera de ellos y cómo deben prepararse. Esto también debe ser incluido en la agenda para que puedan revisarlo antes. Entre los roles comunes que podes asignar, se encuentran:

El anfitrión de la reunión: Encargado de presentar los temas a tratar y guiar el curso de la sesión.
El que toma las notas: Se encarga de tomar apuntes sobre lo ocurrido.
Los responsables de decidir: Aquellos que deben tomar las decisiones para cumplir con el objetivo de la agenda.
Colaboradores: Son los que tienen información relevante que pueden aportar e influir en las decisiones.

Al finalizar, identifica las acciones pendientes

Al concluir la reunión, es crucial identificar y asignar las acciones pendientes. Esto evita confusiones y garantiza que todos sepan qué hacer después. Identificar estas acciones ayuda a mantener a todos alineados y permite establecer un plan concreto de acción. Es indispensable hacer esto antes de que dar por concluida la sesión, a fin de que todos estén al tanto de cuáles son sus responsabilidades a partir de lo charlado y decidido en la reunión.

Comparte las notas de la reunión

Compartir las notas de la reunión es esencial para repasar los temas discutidos y recordar las decisiones y acciones pendientes, así como garantizar que todos estén alineados para futuras reuniones. Además, es importante guardar y archivar estas notas en un lugar accesible a todos, a fin de que se tengan referencias para el futuro.

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