6 Estrategias de organización para transformar tu productividad

La organización es una habilidad que se puede aprender y mejorar con el tiempo. Las personas organizadas suelen ser menos propensas a olvidar tareas importantes y generalmente experimentan menos estrés. Además, organizarte libera tiempo y espacio para enfocarte en la creatividad y la resolución de problemas mayores. Ya sea en el trabajo, en el hogar o en los estudios, una buena organización nos ayuda a ser más eficientes y productivos, ¡quédate leyendo y descubrí cómo!

Beneficios de ser organizado

1. Más tiempo para dedicar a los trabajos que requieren tu concentración y mente fresca, evitando pasar el tiempo atendiendo cosas atrasadas o tareas pequeñas que puedes destinar a otro momento.
2. Reduce el estrés al tener claro dónde se encuentra cada cosa, cuándo se deben entregar los trabajos y los pasos a seguir para completarlos. No necesitas preocuparte, ya que cada tarea tiene una fecha límite y está debidamente asignada.
3. Te agotas menos cuando gestionas tus tareas, lo que te permite sentir que estás en control de lo que debes hacer, evitando una sobrecarga de trabajo que conduzca al cansancio.
4. Minimizas el tiempo en actividades innecesarias, mejorando tu productividad durante el día al conocer cuáles son las prioridades y cómo distribuirás tu trabajo para cumplir con tus responsabilidades en tiempo y forma.

Métodos para una buena organización

Existen varias maneras de organizarse y la mejor será aquella que se ajuste a tu ritmo, dependiendo de las tareas que tengas a diario. Sin embargo, aquí te compartimos los métodos más comunes para que te organices en el día a día:

1. ‘Bullet Journal’

De los más conocidos y utilizados por una gran mayoría, el Bullet Journal es un método de organización desarrollado por Ryder Carroll que utiliza una libreta y un bolígrafo para planificar y registrar tareas, metas y eventos.

Este método es bastante adaptable, permitiendo a cada persona personalizarlo según sus necesidades y preferencias. Se enfoca en la creación de listas de tareas, calendarios y diarios, proporcionando una visión completa de nuestras responsabilidades y ayudando a planificar mejor nuestro tiempo.

2. Pomodoro

El método Pomodoro, ideado en los años 80, es una técnica de organización que se centra en trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos de breves descansos, buscando mantener la concentración y la productividad a lo largo del día. Una de las grandes ventajas de este método es su capacidad para combatir la procrastinación. Al dividir tareas grandes en bloques más pequeños y manejables, resulta más fácil abordar proyectos que de otro modo podrían parecer abrumadores.

3. ‘Getting Things Done’ (GTD)

Este método conocido como GTD, desarrollado por David Allen, es una técnica de organización que busca liberar nuestra mente de la carga de recordar tareas y responsabilidades, permitiéndonos enfocarnos plenamente en ejecutarlas.

La idea principal es recopilar todas nuestras tareas en un único lugar, ya sea una libreta, una aplicación o una hoja de papel, estructurándolas en cinco etapas: capturar, procesar, organizar, revisar y hacer.

El método GTD nos ayuda a gestionar nuestras tareas de manera eficiente y a mantenernos enfocados en nuestras prioridades. Aunque es ampliamente utilizado en entornos laborales, su complejidad ha llevado al desarrollo de métodos más sencillos, que, aunque menos completos, son más fáciles de seguir y aplicar en nuestra rutina diaria.

4. Kanban

Esta metodología de organización utiliza tableros y tarjetas para visualizar y gestionar tareas y proyectos. Ampliamente adoptado en entornos empresariales y equipos de trabajo, Kanban proporciona una vista panorámica de los proyectos en curso y facilita la identificación de cuellos de botella y problemas de flujo.

La técnica se fundamenta en un tablero dividido en columnas que representan las etapas del proceso: tareas pendientes, en progreso y completadas. Cada tarea se registra mediante una tarjeta que se mueve a lo largo de las columnas conforme avanza el trabajo. Kanban es reconocido por su flexibilidad y enfoque visual, adaptándose eficazmente a distintos tipos de proyectos y equipos.

5. Las 5S

La metodología de las 5S se fundamenta en los principios de: orden, limpieza, estandarización, disciplina y mejora continua. Esta técnica está enfocada en incrementar la eficiencia y la productividad mediante la eliminación de elementos innecesarios y la optimización de espacio y recursos. Los cinco principios clave son:

• Seiri (Clasificar): Eliminar lo innecesario y mantener solo lo esencial.
• Seiton (Ordenar): Organizar el espacio de manera que todo esté accesible y fácil de encontrar.
• Seiso (Limpiar): Mantener un entorno limpio y ordenado para prevenir desperdicios y pérdidas.
• Seiketsu (Normalizar): Establecer estándares y procedimientos claros para mantener las primeras tres S en todo momento.
• Shitsuke (Mantener y Mejorar): Fomentar la disciplina y la cultura de la mejora continua para mantener los estándares y buscar siempre optimizar los procesos.

Esta metodología no solo busca optimizar el entorno físico de trabajo, sino también promover una cultura organizativa que favorezca la eficiencia y la calidad.

6. Método “ABCD”

“ABCDE” es una estrategia de organización diseñada para priorizar nuestras tareas y responsabilidades de manera efectiva, permitiéndonos enfocarnos en lo más importante y gestionar eficazmente nuestro tiempo y energía.

Este enfoque categoriza las tareas en cinco grupos distintos:

• A (Urgentes e importantes): Tareas que requieren atención inmediata debido a su impacto crítico.
• B (Importantes, pero no urgentes): Tareas significativas que no tienen un plazo inminente pero que son cruciales a largo plazo.
• C (Urgentes, pero no importantes): Tareas que son urgentes pero que pueden no contribuir directamente a metas importantes a largo plazo.
• D (Ni urgentes ni importantes): Tareas que no son urgentes ni tienen un impacto significativo en los objetivos principales.
• E (Eliminar): Actividades que no agregan valor y pueden ser eliminadas o delegadas.

Estas son algunas técnicas valiosas y métodos diferentes para organizar tanto nuestro trabajo como nuestra vida personal. Lo importante es encontrar el que mejor se adapte a nuestras necesidades y preferencias, y utilizarlo de forma consistente. Al tener un sistema para organizar nuestras tareas y responsabilidades, podremos alcanzar nuestras metas con mayor eficiencia y productividad.