Metodología GTD: ¿En qué consiste?

David Allen, consultor y profesor sobre organización personal, expone el método Getting Things Done (hacer las cosas), en su libro del mismo nombre, como un sistema de productividad y administración del tiempo para gestionar y completar tareas, así como para cumplir con compromisos de manera eficiente y sin estrés.
Allen explica quees necesario concentrarse absolutamente en la tarea que se está llevando a cabo en el momento y olvidar el resto de las preocupaciones o asuntos pendientes por ejecutar.
Esta metodología consta de varias fases y su idea fundamental es anotar todas las tareas por escrito para asegurar que nada sea olvidado, con el objetivo de no obsesionarnos mentalmente al estar recordando constantemente las tareas importantes y así mantener la concentración en lo que estemos haciendo en el momento.
Este método permite dividir las tareas más grandes en subtareas más pequeñas y establecer plazos de tiempo para cada una. Para ello, se emplean cinco fases que resumimos a continuación:
1. Recopilar: reunir información relacionada a preocupaciones, tareas pendientes, citas o cosas a las que se deban hacer seguimiento en algún elemento de almacenamiento como correos electrónicos, libretas, pizarras, to-do list, o cualquier herramienta que permite dejar estas ideas fuera de la mente.

2. Procesar: revisar lo recopilado para determinar cuáles son las actividades que deben priorizarse y realizarse, cuáles pueden ser pospuestas y cuáles deben ser desechadas.

3. Organizar: lo procesado debe ir planificado a través de las listas sugeridas por el autor como;

a. Acciones próximas: donde se describen los próximos pasos a dar para procesar la tarea.
b. Proyectos: para aquellas tareas que requieren más de una acción y que por el momento permanecerán inconclusas.
c. En espera: para las tareas delegadas a las que se debe hacer seguimiento o para las que dependen de un factor externo antes de continuar trabajando en ellas.
d. Algún día: para las cosas que se desean hacer, pero aún no es posible.

4. Revisar: Repasar periódicamente las listas creadas en la fase anterior para seleccionar las que serán llevadas a cabo en ese momento.

5. Hacer: Ejecución de las tareas pendientes teniendo en cuenta los criterios de contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.

Mantener ordenadas las ideas nos da claridad sobre lo que debemos hacer, reduce el estrés de estar sobrepensando acerca de lo que tenemos pendiente y nos permite ser más productivos y eficientes.
Es un método que puede ser una herramienta muy útil tanto para la vida personal como para la laboral, ya que al conocer a la perfección lo que pretendemos conseguir con cada actividad podemos lograr un control sobre ella y adquirir capacidad para modificarlas en caso de que surjan imprevistos o cambios. ¡Animate a probarlo!