Los problemas más comunes en las empresas y cómo solucionarlos

Sabemos que el ámbito empresarial no está para nada exento de problemas. Todos desearíamos que cada decisión fuera impecable, que los clientes siempre estuvieran felices y que el equipo trabajara en perfecta armonía. Pero, la realidad es que las empresas enfrentan problemas que muchas veces escapan de nuestro control. Sin embargo, eso no significa que no podamos solucionarlos. Hoy te mostraremos cómo abordar 6 problemas comunes en el mundo empresarial y cómo enfrentarlos con éxito, ¡seguí leyendo!

1. Problemas en la estructura de la organización

 Mantener una empresa bien organizada es clave para su éxito. Cuando todos en la empresa entienden claramente cuáles son sus roles y la jerarquía, se minimizan los riesgos de errores que pueden escalar en problemas graves. Pero, gestionar las tareas, agendas y dinámicas de un equipo completo no es sencillo, y pueden surgir desafíos que desestabilicen esta organización, como los que te comentamos a continuación:

• Deficiencias en las operaciones: Cuando la estructura organizativa de una empresa es débil, uno de los mayores desafíos es un flujo de operaciones deficiente. Esto se manifiesta cuando no hay claridad en las líneas de acción para manejar tareas específicas, por ejemplo, cuando un cliente presenta una solicitud y no hay un proceso claro para redirigirla correctamente, puede ocurrir una falta de seguimiento y, finalmente, en la insatisfacción del cliente. Para evitar o solucionar esto, es clave establecer jerarquías claras, delegar responsabilidades y utilizar herramientas como un CRM para gestionar las relaciones con los clientes de manera ordenada y efectiva.

• Incumplimiento en los procedimientos: Otro problema común derivado de problemas organizaciones es el incumplimiento en los pasos de un procedimiento. Puede que los roles y la jerarquía estén definidos, pero si no se realizan los procedimientos acordes a lo establecido es probable que el resultado final se vea afectado. Para resolver esta situación es indispensable monitorear constantemente los procedimientos. Una buena alternativa es utilizar un software de gestión empresarial, por ejemplo, que logre identificar quién, cómo y cuándo ha ocurrido una omisión para mejorar este flujo operativo.

2. Problemas financieros

No importa cuánto esté creciendo una empresa, siempre existe la posibilidad de que surjan eventos inesperados que desafíen su estabilidad financiera, como una caída en las ventas o una pérdida significativa que derive en una crisis contable. ¿Cómo atravesar estos conflictos? Te contamos:

• Caída en las ventas: Un gran desafío para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Desde acumular inventario, abandonar proyectos o enfrentar problemas de financiamiento, una baja en las ventas podría resultar hasta en deudas o dificultades para seguir operando. Aunque todas las empresas deberían estar preparadas para estos imprevistos, la realidad es que factores inesperados como desastres naturales, eventos sanitarios, crisis económicas o problemas sociales pueden reducir el interés de los clientes y afectar la rentabilidad. Estos desafíos pueden hacer que mantener el negocio sea más complicado, pero una buena planificación puede ayudar a enfrentar estos tiempos difíciles.

Una estrategia efectiva es ofrecer promociones, descuentos o crear ofertas que te ayuden a mover el stock acumulado y atraer a más clientes. Acompaña estas acciones de un plan sólido, calcula los costos asociados con la baja en ventas y evalúa cuánto dinero puedes recuperar o incluso ganar, a pesar de reducir tus precios. Con el tiempo, podrás ajustar nuevamente tus precios y aprovechar cualquier cambio en el mercado que te beneficie.

• Inconsistencias contables: A veces, podrías descubrir que hay más dinero del que pensabas tener disponible para pagar al fisco, o al contrario, que el saldo es menor debido a retiros no registrados. Estas discrepancias pueden surgir por razones tan simples como errores humanos, o por cuestiones más serias como el fraude. Lo crucial es identificar y resolver estas inconsistencias a tiempo.

La mejor manera de prevenir esto es utilizar herramientas de software de contabilidad que registren cada movimiento en tu organización, permitiéndote mantener un control detallado de tus ingresos y egresos. Estas herramientas también facilitan la optimización de pagos fiscales, así como el manejo de pagos a trabajadores y proveedores, minimizando las posibilidades de errores. Además, realizar auditorías internas regularmente puede ayudarte a detectar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.

3. Problemas de comunicación

La comunicación es fundamental en todas las relaciones sociales, y en el ámbito empresarial, juega un papel central en la interacción entre clientes y empresarios. Sin embargo, dado que cada persona tiene habilidades e intereses diferentes, es común que surjan problemas de comunicación dentro de las empresas como:

• Fallas en la comunicación vertical: Se refiere a la interacción entre los diferentes niveles jerárquicos de una empresa, como el personal y los líderes de departamento, los líderes con los directivos, y los directivos con los socios. Los problemas surgen cuando los mensajes provenientes de la alta dirección no se transmiten de manera efectiva o cuando la comunicación desde los niveles inferiores no llega adecuadamente a quienes toman decisiones. Esto puede resultar en malentendidos, procesos inadecuados y mensajes incorrectos hacia los clientes.

¿Cómo lo resolvemos? Cualquier negocio puede mejorar su comunicación vertical implementando las minutas para cada reunión. Estas minutas sirven como un registro de los acuerdos alcanzados y permiten que todos los involucrados tengan evidencia clara de los compromisos establecidos.

• Fallas en la comunicación horizontal: Estos inconvenientes ocurren cuando los miembros de un equipo tienen dificultades para colaborar o transmitir ideas entre ellos. Estos problemas suelen derivarse de controversias o luchas de poder, intereses personales en conflicto, o falta de compatibilidad entre los colegas.

Para solucionarlo, es esencial que las empresas inviertan recursos y tiempo para fomentar una participación activa de todos los miembros en las tareas comunes. Capacitar al personal en habilidades de trabajo colaborativo y dar seguimiento a los problemas internos puede mejorar significativamente la comunicación horizontal y la efectividad del equipo.

4. Problemas de calidad

 En cualquier empresa, ofrecer una experiencia excepcional y productos o servicios de alta calidad debería ser la meta principal. Cuando algo interfiere con la capacidad para cumplir con estos estándares, la percepción de los clientes hacia la empresa puede verse afectada de manera negativa. ¿Cuáles son los problemas más usuales?

• Incumplimiento de los proveedores: Aunque sean externos a la empresa, los proveedores juegan un papel clave para cualquier negocio, ya que muchas veces son los responsables de suministrar materias primas, procesar insumos o encargarse de la distribución de productos. Cuando uno de ellos enfrenta problemas, puede afectar directamente la cadena de producción, comprometiendo tiempos de entrega, calidad y resultados.

Por lo tanto, es fundamental gestionar estas relaciones con cuidado para minimizar el impacto de los posibles inconvenientes. Primeramente, evitando depender de un único proveedor. Busca diversificar tus proveedores para diferentes procesos. De este modo, tendrás respaldo en caso de que alguno de ellos no cumpla con sus compromisos.

Además, te aconsejamos mantener una lista de proveedores certificados o que cumplan con los estándares de tu sector, los cuales deben estar bien definidos internamente para que puedas contar con opciones confiables que vayan en línea con la calidad que se espera mantener y entregar al consumidor final.

5. Problemas de gestión del capital humano

Desde administrar la nómina, resolver conflictos personales, diseñar programas de integración y evaluar el desempeño de los empleados… el departamento de RRHH tiene una amplia variedad de responsabilidades que quizás no les permita ver otros problemas que suceden en el día a día, como:

• Ausencia laboral: Cuando un colaborador falta al trabajo, puede desencadenar una serie de problemas que afectan la productividad del equipo y generan pérdidas económicas para la empresa. Para mitigar este problema, te aconsejamos evitar sancionar a los colaboradores con descuentos salariales, llenar actas administrativas o exigirles que regresen al trabajo, ya que no resolverán el problema del ausentismo.

Estas acciones suelen empeorar la situación y crear un ambiente de trabajo negativo. En lugar de eso, es fundamental identificar las causas subyacentes del ausentismo y comprender las razones detrás de él. Con esta información, podrás desarrollar estrategias más efectivas para motivar a tus empleados y mejorar su asistencia.

• Personal no capacitado: Contar con un personal inexperto es un gran obstáculo para despeñar correctamente las actividades y alcanzar los objetivos empresariales. A fin de evitar este problema, es esencial hacer una búsqueda correcta, teniendo de antemano claro cuáles son las competencias que se requieren para llevar a cabo el rol que la empresa necesita en su equipo. Si los recursos no son suficientes para contratar a un profesional calificado, es recomendable identificar las prioridades y reasignar los recursos para poder cumplir con el sueldo que requiere la nueva contratación. Por otra parte, también se puede apostar por la capacitación de los colaboradores que ya conforman la plantilla actual.

6. Problemas en la toma de decisiones:

 Recordemos que la toma de decisiones no siempre debe estar limitada a los líderes o altos rangos dentro de la empresa. Cualquier colaborador es capaz de tomar o sugerir decisiones que puedan ayudar en una situación. No obstante, tomar esta iniciativa e identificar cuándo y dónde un colaborador puede ser proactivo es algo que comúnmente no sucede, por las siguientes razones:

• Poco liderazgo: Cuando no existe una figura que dirija a un equipo hacia los objetivos a través de una gestión eficiente de tareas o una correcta comunicación, es muy probable que la situación derive en una baja productividad por parte del equipo, e incluso, en un ambiente tóxico que los desmotive a aportar sus habilidades y conocimientos para favorecer la toma de decisiones.

Para evitar este problema, es importante elegir a la persona adecuada para ejercer el puesto de líder, considerando las habilidades y destrezas necesarias para empujar a un equipo adelante. Además, no olvides monitorear el desempeño de vez en cuando para evaluar si la decisión tomada ha sido la correcta.

• Falta de oportunidades: Cuando no existen oportunidades, los colaboradores se ven limitados a no cometer errores, por temor a comprometer sus puestos de trabajos o las responsabilidades que le pueden asignar algún día.

Esta situación, muchas veces los obliga a quedarse donde están, evitando que tomen decisiones o den opiniones, generando una frustración y un sentimiento de estancamiento para el colaborador. Para enfrentar esto, una solución efectiva es la delegación las tareas de forma individual y colaborativa, dando las directrices necesarias para que cada quien pueda autogestionarse bajo las pautas establecidas para el desarrollo de los trabajos.

Sabemos que pueden existir un sinfín de otros problemas, ya que cada empresa es un mundo diferente atravesando sus propias batallas. De todas maneras, aquí reunimos algunos de los casos más comunes que están ligados en gran parte al corazón y motor de cada organización, desde su estructura hasta la calidad de sus productos o servicios… siempre existe la posibilidad de que surjan imprevistos y lo mejor es comenzar a planear una salida antes de encontrarte frente a estas situaciones. ¡Esperamos que te haya servido!