¡Necesito tiempo! ¿Cómo me organizo?

Muchas veces nos preguntamos ¿por qué el día pasa tan rápido? y exclamamos ¡cómo nos gustaría que los días tuviesen más horas! A veces, sentimos que otras personas son capaces de lograr más en el mismo tiempo, cuando el tiempo es exactamente igual para todos.

Aquí el problema no es el tiempo ni como lo manejamos, sino que es nuestra organización personal la que determina nuestra eficiencia, eficacia y cuánto podemos hacer en un determinado periodo de tiempo a fin de generar superávit del mismo y no un déficit.

En cuanto al manejo del tiempo existen 2 dimensiones:

1- El manejo de mi propio tiempo, es decir mi planificación y organización personal, y

2- El manejo de mi tiempo en interacción con otras personas

Es importante saber que la base de nuestras decisiones tanto en el trabajo como en nuestra vida personal, son nuestras responsabilidades. Por lo tanto, las decisiones que tomemos sobre una tarea de nuestra responsabilidad es mucho más importante que una decisión fuera de ella.

En el trabajo, nuestras responsabilidades deben estar puestas en la descripción de nuestra función. Aquí parte la base de la toma de decisiones para la planificación y organización personal: saber diferenciar los asuntos urgentes de los importantes.

• Las importantes son aquellas tareas que desde un principio tienen relevancia y que, si no las tratamos, se volverán urgentes. Éstas con las que generan beneficios o costos.
• Las tareas urgentes se caracterizan por tener una fecha de vencimiento próximo y a menudo, no real. Por ejemplo: ¿realmente es importante responder inmediatamente un correo o responder el teléfono?

Algunos estudios han indicado que la mayor parte de la gente gasta el 80% de su tiempo en asuntos urgentes, ya sean importantes (40%) o no (40%) y solo 20% de su tiempo en los asuntos sin urgencia, importantes (15%) o no (5%). La tarea es bajar el 40% que gastamos en asuntos urgentes, pero no importantes y subir el porcentaje que gastamos en asuntos importantes, pero no todavía urgentes.

A continuación, te facilitamos 6 puntos que te ayudarán a hacerlo:

1- Llevar una buena planificación de objetivos y prioridades

2- Llenar nuestro día con prioridades planificadas (tareas importantes que aún no son urgentes), luego programamos asuntos menos grandes o menos importantes para que finalmente nos quede tiempo para las llamadas y correos electrónicos

3- Delegar tareas

4- Aprender a decir “NO”

5- Organizar y manejar adecuadamente las reuniones de trabajo

6- Utilizar correctamente los medios de comunicación, correo y teléfono

Para una buena planificación personal, tenemos que definir nuestros objetivos a largo plazo, (por ejemplo; un año), después a mediano plazo (un mes) y a corto plazo (este puede ser una semana o un día).

Nuestras prioridades determinan cómo planificamos nuestros objetivos a mediano y corto plazo dentro del marco del largo plazo.  Estas prioridades dependen de nuestra evaluación de objetivos en cuanto a:

1- Relevancia (relación con nuestras prioridades)

2- Ganancias previstas o pérdidas evitadas

3- Riesgo de que una tarea se vuelva urgente

4- Coordinación con las tareas de los compañeros

5- Expectativa de clientes y/o demás involucrados

Por supuesto, nuestros objetivos tienen que ser concretos, o sea medibles y controlables en el tiempo. En otras palabras: específicos, medibles, alcanzables, realistas y definidos en el tiempo.

Patricia Morales